Mga tip sa pagsulat ng resume ng sekretarya

Ang kalihim ng kumpanya ay tumatagal sa gawain ng pag-aayos ng mga aktibidad ng kolektibong paggawa at, lalo na, ang pinuno ng kumpanya. Ito ay isang katulong sa pinuno ng kumpanya, kaya may mga mahigpit na kinakailangan para sa mga kandidato para sa bakanteng ito. Isaalang-alang natin nang mas detalyado ang mga isyu ng pagguhit ng isang matagumpay na resume para sa isang posisyong kalihim.

Ang gawain ng sinumang sekretarya ay nangangailangan ng kasanayan upang mabilis na lumipat mula sa isang uri ng aktibidad sa trabaho patungo sa isa pa. Ang taong ito ay gumaganap ng iba't ibang mga gawain, ngunit ang lahat ng ito ay naglalayong tulungan ang punong ehekutibo ng kumpanya sa kanyang trabaho, pati na rin ang pag-save ng kanyang trabaho at personal na oras. Ayon sa kaugalian, ang mga tungkulin sa trabaho ng espesyalista na ito ay kinabibilangan ng trabaho sa opisina, trabaho sa isang telepono, mini-awtomatikong pagpapalitan ng telepono at kagamitan sa opisina, muling pamamahagi ng mga tawag, pati na rin ang pag-aayos ng mga pagpupulong, mga paglalakbay sa negosyo at ilang iba pang gawain.

• Receptionist ay responsable para sa paunang pagtanggap ng mga kliyente at bisita, komunikasyon sa pamamagitan ng telepono, pagtanggap ng mga fax, pati na rin ang suporta sa serbisyo ng mga negosasyon ng pinuno.
• Ang mga responsibilidad sa trabaho ng administrator kasama ang samahan ng pinakamabisang pakikipag-ugnayan ng mga empleyado ng negosyo, pagpapanatili ng kaayusan sa puwang ng opisina, paglilingkod sa mga kagamitan sa opisina, pagbibigay sa opisina ng kumpanya ng lahat ng kinakailangang stationery at mga gamit sa bahay.
• Ang mga gawain ng isang personal assistant manager ay bahagyang naiiba. Palaging alam ng espesyalistang ito ang mga paparating na kaganapan.Nasa kanyang mga balikat ang pag-iskedyul ng mga pagpupulong sa pagtatrabaho ng pinuno, ang pagtupad sa kanyang mga personal na tungkulin at marami pang iba pang mga gawain, na karaniwang napag-uusapan nang paisa-isa sa bawat kaso.
• Klerk ng hukuman kadalasang nakakabit sa isang hukom - ang empleyadong ito ay nakikibahagi sa mga sesyon ng hukuman at ginagawa ang lahat ng kinakailangang gawaing dokumentaryo. Ang sekretarya ng hudisyal ay nakikibahagi sa pag-archive ng mga dokumento, paglilipat ng mga materyales sa opisina, pag-iingat ng mga minuto ng sesyon ng hukuman, pati na rin ang pagpapadala ng mga patawag. Ang mga kinakailangan para sa posisyon na ito ay napakataas: ang empleyado ay dapat magkaroon ng mas mataas na legal na edukasyon at propesyonal na karanasan ng hindi bababa sa 2 taon.
• Press secretary pinangangasiwaan ang mga isyu ng pagtatanghal ng tatak, nakikipag-ugnayan sa media, nag-iipon ng seleksyon ng mga nauugnay na balita. Ang personal na katulong ay tumatanggap ng lahat ng sulat, naghahanda ng lahat ng mga papeles ng negosyo para sa unang tao ng kumpanya, nangongolekta ng impormasyon sa isang paraan o iba pang may kaugnayan sa paggawa ng mahahalagang desisyon, at nagsasagawa din ng isang beses na mga utos mula sa pinuno.

Ang anumang resume ay binubuo ng ilang mga bloke. Nasa ibaba ang mga rekomendasyon kung ano ang ipahiwatig sa bawat isa sa kanila para sa magiging kalihim.

Sa pinahabang bersyon, ang listahan ng mga gawain sa trabaho ng sinumang sekretarya ay ang mga sumusunod:

• pagtanggap ng mga papasok na liham at aplikasyon, ang kanilang muling pamamahagi, paglipat sa mga responsableng tao;
• pagtanggap ng dokumentasyon para sa lagda ng pinuno;
• pagsagot sa mga papasok na tawag sa telepono at pagpapasa ng mga ito;
• organisasyon ng mga negosasyon sa negosyo para sa pinuno;
• paghahanda ng mga apela, liham at iba pang mga dokumento sa kahilingan ng pinuno;
• paghahanda ng mga pagpupulong at pagpupulong sa pagtatrabaho, pagkolekta ng mga kinakailangang materyales, pag-abiso sa lahat ng mga kalahok ng kaganapan tungkol sa lugar at oras ng kanilang pagdaraos, tinatapos ang mga minuto ng mga pagpupulong;
• pagkakaloob ng mga serbisyo para sa pag-aayos ng isang pulong ng mga panauhin ng pinuno;
• kontrol sa pagpapatupad ng mga utos ng administrasyon ng mga empleyado ng kumpanya;
• pagkakaloob ng pangangasiwa ng kumpanya sa mga kagamitan sa opisina, kagamitan sa opisina at iba pang paraan na kinakailangan para sa trabaho, na nag-aambag sa maayos na gawain ng mga tauhan;
• pagtanggap ng mga bisita;
• pagpapanatili ng archive ng kumpanya;
• organisasyon ng mga paglalakbay sa negosyo para sa unang tao ng kumpanya: pagbili ng mga tiket, pati na rin ang pag-book ng mga silid sa hotel;
• pagpapatupad ng iba pang mga utos.

Ang isang matagumpay na kandidato para sa posisyon ng kalihim ay dapat magkaroon ng mga sumusunod na kasanayan, na maaaring ipahiwatig sa resume:

• trabaho sa opisina;
• pagsasagawa ng mga pag-uusap sa telepono;
• pagpupulong at paunang pagkonsulta sa mga kliyente;
• pagpapanatili ng buhay ng opisina;
• pagproseso ng sulat;
• organisasyon ng mga kaganapan at mga pulong sa negosyo;
• pamamahala ng oras ng ulo;
• kaalaman sa kagamitan sa opisina at mga programa sa PC ng opisina.

Aling mga kasanayan ang nasa priyoridad ay nakasalalay sa larangan ng aktibidad ng kumpanya... Halimbawa, kung kailangan mo ng isang sekretarya sa isang medikal na sentro, kung gayon halos hindi mo kakailanganin ang malalim na kaalaman sa trabaho sa opisina at daloy ng trabaho, halos hindi mo kakailanganin ang kakayahang gumuhit ng mga dokumento para sa pagkuha ng visa. Ang posisyon na ito ay nangangailangan ng kakayahang makipag-usap sa mga kliyente, kaalaman sa mga pangunahing kaalaman sa medikal na agham, ang kakayahang makipag-usap sa telepono sa malalaking volume.

Ang mga propesyonal na tagumpay ay mahalaga para sa sinumang tagapag-empleyo, kabilang sa mga pinakamahalaga ay karaniwang ang mga sumusunod na puntos:

• pag-optimize ng daloy ng trabaho ng kumpanya;
• paglikha ng pinakamainam na klima sa pagtatrabaho sa opisina;
• organisasyon ng isang sistema ng pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga kagawaran;
• Suporta sa paglalakbay;
• pag-uugnay sa mga aktibidad ng mga serbisyo ng courier at paglilinis.

Ang isang karampatang kalihim ay dapat magkaroon ng mga mahahalagang katangian tulad ng:

• pagiging bukas sa komunikasyon;
• responsibilidad at tumuon sa mga resulta;
• aktibong posisyon sa buhay;
• kakayahang magsagawa ng mga tungkulin sa isang multitasking na kapaligiran;
• ang kakayahang mabilis na lumipat mula sa isang aktibidad patungo sa isa pa;
• kakulangan ng anumang masamang gawi;
• pagpaparaya sa stress;
• katumpakan at pagiging maingat;
• ang pagnanais na dalhin ang nasimulan hanggang sa wakas;
• kagandahang-asal;
• ang kakayahang magtrabaho kasama ang personal na impormasyon;
• Tamang pasalita at nakasulat na wika;
• mahusay na kaalaman sa etika sa negosyo;
• ang kakayahang kumilos sa isang pangkat.

Kung nagtrabaho ka na bilang isang sekretarya, hindi magiging mahirap para sa iyo na ilarawan ang iyong karanasan sa trabaho. Ito ay magiging mas mahirap para sa mga aplikante na naghahanap ng trabaho sa espesyalidad na ito sa unang pagkakataon. Gayunpaman, ang kakulangan ng karanasan ay hindi isang dahilan upang magalit, maaari mong palaging i-highlight ang mga pangunahing kasanayan na mayroon ka.

Halimbawa, maaari mong tukuyin ang:

• katatasan sa Ingles at Espanyol;
• pagkakaroon ng lahat ng mga pangunahing programa sa opisina;
• kaalaman sa kagamitan sa opisina;
• 10-finger touch type (300 character bawat minuto).

Upang maging kwalipikado para sa posisyon ng isang assistant secretary sa isang kagalang-galang na kumpanya, kailangan mong magkaroon ng mas mataas na edukasyon. Gayunpaman, madalas na nangangailangan ng epektibong pagganap ng mga tungkulin karagdagang mga kurso at pagsasanay sa trabaho sa opisina, pag-archive, pati na rin ang pagsasanay sa pagtatrabaho sa mga kagamitan sa opisina... Sa maliliit na opisina, kadalasang ginagawa ng mga sekretarya ang mga tungkulin ng isang kasamang abogado o nagtatago ng mga talaan ng accounting. Sa kasong ito, ayon sa pagkakabanggit, kakailanganin mo ng legal o pang-ekonomiyang edukasyon.

Pag-isipan pa natin ng kaunti kung ano ang hindi kailangang ipahiwatig sa resume.

• Mga libangan at libangan... Hindi kinakailangang ilarawan nang detalyado kung paano mo gustong magtanim ng mga bulaklak / mangunot / magburda kung sakaling ang iyong aktibidad sa hinaharap ay walang kinalaman dito.
• Lahat ng magagamit na karanasan sa trabaho. Maraming mga tao ang nagsisimula sa kanilang karera sa mga posisyon tulad ng isang tindero, janitor o tagapaglinis. Kung ikaw ay nagtatrabaho nang higit sa 10 taon, ito ay sapat na upang manatili sa 2-3 mga lugar sa isang katulad na espesyalidad.
• Ang sekretarya ay dapat magkaroon ng isang kaaya-ayang hitsura, kaya ipinapayong mag-attach ng isang larawan sa resume. Gayunpaman, walang sexual overtones ang pinapayagan dito - limitahan ang iyong sarili sa isang mahigpit na ID na larawan. Maaaring mali ang paggawa ng mga larawan sa isang swimsuit o sa isang restaurant.

Ang isang cover letter ay opsyonal, ngunit gayunpaman ay gagawa ito ng magandang impresyon sa isang potensyal na employer. Hindi sulit na ulitin dito ang lahat ng nakasulat sa resume mismo. Dito kailangan mong ipahiwatig ang iyong interes sa bakante at maikling bigyang-diin ang pagkakaroon ng mga pangunahing kasanayan at kakayahanupang matulungan kang matupad ang iyong mga propesyonal na tungkulin.

Sa dulo ng liham, salamat sa iyong interes at ipahayag ang iyong taos-pusong pag-asa para sa isang tugon.

Sa konklusyon, nagpapakita kami ng isang handa na template ng resume para sa posisyon ng kalihim.

Ivanova Olga Ivanovna

atbp.: 10.01.1985

tirahan: Rostov

nagkakagulong mga tao. telepono: +7 (***) **-**-***

e-mail: ***@***. **

layunin: ang posisyon ng personal na kalihim ng pinuno

Edukasyon

Rostov Economic Institute

Socio-economic faculty

BC "Propesyonal na Edukasyon", seminar "Mga Batayan ng mga gawaing pang-sekretarya"

karanasan sa trabaho

01.2013 - kasalukuyang oras ng JSC "Trading House"

posisyon: kalihim

mga responsibilidad:

• pagpaplano ng iskedyul ng trabaho ng direktor;
• trabaho sa opisina;
• pagpapanatili ng walang patid na buhay ng opisina.

09.2008 - 12.2012 OJSC "Medcenter Plus"

posisyon: receptionist

mga responsibilidad:

• pagtanggap at muling pamamahagi ng mga tawag sa telepono;
• magtrabaho kasama ang sulat;
• pagpupulong sa mga bisita;
• paunang pagkonsulta sa mga kliyente.

Kasanayan:

• karanasan sa trabaho sa opisina;
• kaalaman sa mga programa sa computer sa opisina;
• tamang gramatika na pananalita;
• kakilala sa kagamitan sa opisina.