Ang mga subtleties ng komunikasyon sa negosyo sa pamamagitan ng telepono

Ang sining ng komunikasyon sa negosyo ay isang mahalagang aspeto ng negosasyon at hindi nawala ang kaugnayan nito sa loob ng maraming taon. Ang intensity ng mga komunikasyon sa negosyo sa pamamagitan ng telepono ay tumataas taun-taon. At sa pag-unlad ng mga mobile na komunikasyon, ito ay nagiging isa sa mga pangunahing paraan ng komunikasyon. Mahalagang malaman ang mga intricacies at tuntunin ng komunikasyon sa negosyo upang maisagawa ang mga kasanayan sa pakikipag-usap sa telepono.

Ang telepono ay gumaganap ng isang mahalagang papel sa modernong mundo, dahil ito ay tumutulong sa amin na makipag-usap sa pamilya, mga kaibigan, kasamahan, pamamahala at mga kasosyo sa negosyo.

Kaya, sa isang pag-uusap sa isang tiyak na lupon ng mga tao, ang isang tao ay nag-aaplay ng naaangkop na paraan ng komunikasyon at, halimbawa, ay hindi kailanman magsasagawa ng isang diyalogo sa kanyang amo, tulad ng sa isang malapit na kaibigan. Sa sitwasyong ito, isang mas pormal na uri ng komunikasyon ang inilalapat.

Ang etika sa negosyo ay dapat ding gamitin ng mga empleyado na nagsasagawa ng mga pampublikong botohan sa opinyon, tumatanggap ng mga tawag mula sa mga customer, o nagsasagawa ng mga pag-uusap sa telepono. Kadalasan, ito ay matagumpay na pag-uusap sa telepono na nagiging susi sa magandang relasyon sa negosyo. At kahit na ang imahe ng kumpanya ay maaaring ganap na nakasalalay sa kakayahan ng mga empleyado na magsagawa ng mga karampatang dialogue sa telepono.

Sa ngayon, karamihan sa mga tawag ay ginagawa sa pamamagitan ng mga mobile device. Kapag ginagamit ang tool sa komunikasyon na ito, dapat mong sundin ang ilang mga patakaran.

• Palaging i-off ang iyong telepono o itakda itong mag-vibrate sa isang business meeting kasama ang isang kliyente, sa isang sinehan, o sa isang seminar.
• Ang isang mobile device ay mas sensitibo sa tunog kaysa sa isang landline na telepono. Samakatuwid, sa isang sitwasyon kung saan, sa isang pampublikong lugar, kinakailangan na magsagawa ng isang personal na pag-uusap nang walang panghihimasok sa labas, maaari kang magsalita nang tahimik, at tiyak na maririnig ka ng kausap.

• Huwag maglagay ng masyadong malakas na ringer sa iyong telepono. Kaya niyang takutin ang iba.
• Subukang panatilihin itong maikli. Sa pagkakaroon ng mga ikatlong partido, ang pag-uusap ay hindi dapat tumagal ng mas mahaba kaysa sa 30 segundo, kung hindi man ay may panganib na magmukhang walang galang sa harap ng isang tao. Kung may mga wastong dahilan para sa isang pag-uusap sa telepono, halimbawa, ang sakit ng isang kamag-anak o isang malaking transaksyon, kung gayon ang mga naroroon ay dapat ipaalam sa sitwasyon.
• Iwasan ang mga pag-uusap sa telepono habang may business lunch. Kung may apurahang pangangailangan na sagutin ang tawag, dapat kang umalis sa mesa at makipag-usap sa isang lugar na hindi gaanong mataong.

Ang etikal na komunikasyon sa telepono ay mahalaga sa epektibong operasyon ng isang kumpanya. Ang kultura ng mga pag-uusap sa telepono ay isang espesyal na uri ng komunikasyon sa negosyo. Ang kaalaman sa mga patakaran ng etiketa ay makakatulong na palakasin ang mga relasyon sa negosyo at dagdagan ang kakayahang kumita ng organisasyon.

• Ito ay kinakailangan upang batiin ang taong kasama ng pag-uusap sa telepono. Ang pinakaangkop na mga parirala para dito ay ang mga pariralang nauugnay sa oras ng araw ("Magandang umaga", "Magandang hapon" o "Magandang gabi").
• Sa panahon ng pag-uusap sa telepono ng serbisyo, mahalagang subaybayan ang iyong sariling intonasyon. Upang hindi mahiwalay ang kausap, kailangan mong magsalita nang magalang at mahinahon, na iwasan ang mga hindi kinakailangang emosyon.

• Pagkatapos ng pagbati, inirerekomenda na ipakilala mo ang iyong sarili at sabihin ang iyong pangalan, titulo at organisasyon.
• Kung tatawagan mo ang isang tao, kung gayon ito ay palaging nagkakahalaga ng paglilinaw kung ito ay maginhawa para sa kanya na makipag-usap sa sandaling ito.
• Hinihiling sa iyo ng mga pamantayang etikal na kunin ang telepono pagkatapos ng pangalawa o pangatlong ring.
• Sa panahon ng pag-uusap, huwag manigarilyo, kumain o uminom.
• Kung ang tumatawag ay interesado sa isa pang empleyado ng organisasyon, ang pag-uusap ay dapat na i-redirect sa kanya o i-on ang waiting function.
• Sa isang sitwasyon kung saan nakagawa ka ng maling numero, kailangan mong humingi ng tawad sa kausap at agad na magpaalam nang hindi nagtatanong ng mga hindi kinakailangang tanong.
• Huwag tumawag nang maaga sa umaga, sa panahon ng iyong lunch break, o bago matapos ang iyong araw.
• Ang sekretarya o katulong ay maaaring tumawag o sumagot sa mga tawag sa halip na ang manager.

• Maaari mong tawagan ang personal na numero ng iyong partner o kliyente sa kondisyon na siya mismo ang nagbigay sa iyo ng kanyang mga contact. Ngunit sa katapusan ng linggo at pista opisyal, ang mga naturang tawag ay ipinagbabawal.
• May mga pagkakataon na naaantala ang isang pag-uusap dahil sa hindi magandang koneksyon. Sa sitwasyong ito, dapat tumawag muli ang taong unang tumawag.
• Huwag i-drag ang usapan. Ang isang mahabang pag-uusap ay maaaring maging boring at sama ng loob. Kung ang komunikasyon ay naantala, at ang layunin ng pag-uusap ay hindi nakamit, pagkatapos ay maaari mong tawagan ang kliyente pabalik sa susunod na araw o ayusin ang isang personal na pagpupulong.
• Matapos ang pagtatapos ng pag-uusap, inirerekumenda na pasalamatan ang kausap at magalang na magpaalam sa kanya, na tinanong dati kung mayroon siyang anumang mga katanungan. Ang simpleng pagkilos na ito ay kukumpleto sa pag-uusap at hihikayat ng karagdagang pakikipagtulungan.

Dapat mong maingat na maghanda para sa isang pag-uusap sa telepono at magsagawa ng ilang partikular na aksyon. Tingnan natin ang mga pangunahing punto.

• Ito ay nagkakahalaga ng pagtawag sa interlocutor lamang pagkatapos na mailabas ang isang malinaw na plano sa pag-uusap. Upang maibukod ang mga maliliit na detalye, maaari kang gumawa ng mga graphic o schematic na sketch.
• Isulat ang mahahalagang tanong na dapat tandaan na itanong habang ikaw ay nakikipag-ayos.
• Maghanda ng mga dokumento na maaaring kailanganin mo sa proseso ng komunikasyon (korrespondensya, ulat, kontrata).

• Sa maaga, alamin mula sa interlocutor ang isang maginhawang tagal ng oras para sa pagtawag.
• Upang maitala ang impormasyong natanggap, maghanda ng isang kuwaderno o talaarawan.
• Alamin ang pangkalahatang listahan ng mga taong lalahok sa pag-uusap upang matugunan sila sa pamamagitan ng pangalan at patronymic.
• Bago i-dial ang numero, subukang mag-tune sa isang positibong mood, kung gayon ang iyong emosyonal na estado, siyempre, ay dapat maging sanhi ng disposisyon ng kausap.
• Kapag gumagawa ng isang pag-uusap sa telepono, isaalang-alang ang kaligtasan ng mga komunikasyon sa opisina, dahil ang mahalagang impormasyon ay maaaring mahulog sa mga kamay ng mga kakumpitensya.

May mga punto din na dapat tanggalin at bawal sa paparating na pag-uusap sa telepono.

• Hindi na kailangang pag-usapan ang mga bagay sa negosyo sa isang hindi pamilyar o random na tao. Mas mahusay na gumawa ng isang personal na appointment.
• Hindi inirerekomenda na humingi ng desisyon mula sa isang tao na walang awtoridad na gawin ito o iba ang iniisip. Maaari niyang ibigay ang kanyang pahintulot sa pamamagitan ng telepono, bagama't tutol siya sa desisyong ito.
• Hindi ka dapat mag-voice ng mga kahilingan kung hindi ka sigurado na sumasang-ayon sa iyo ang kausap at gustong tumulong.

Ang papel ng telepono sa komunikasyon sa negosyo ay dalawa. Kadalasan ay nakakagambala ito sa mga kagyat na gawain na ginagawa sa araw, ngunit sa parehong oras ay nagpapabilis sa solusyon ng maraming mga gawain. Kaya naman kailangang matutunan ang mga prinsipyo ng mga pag-uusap sa telepono na nag-aambag sa mas mahusay na paggamit nito.

Napakahalaga na makabisado ang pamamaraan ng komunikasyon sa negosyo para sa mga empleyado, ang mga detalye kung saan ang trabaho ay nasa mga pag-uusap sa telepono sa mga potensyal na kliyente. Maraming mga kumpanya ang nagsisikap na makipag-ugnayan sa tumatawag mula sa pinakaunang mga salita upang gawin siyang isang tunay na customer.

Ang mga kumpanya ay nakikipagkumpitensya gamit ang iba't ibang paraan upang maakit ang mga customer. Ang isang mahalagang yugto sa pag-promote ng mga serbisyo ay ang mga benta sa pamamagitan ng telepono, at samakatuwid, ang mga tagapamahala ay dapat na tama at mataktikang magsagawa ng mga diyalogo sa mga customer, kung hindi, ang mga kumikitang kontrata ay mapupunta sa mga kakumpitensya.

Makakatulong sa iyo ang mga sumusunod na tip na magtagumpay sa mga tawag sa telepono ng iyong negosyo.

• Inirerekomenda na tumawag ka sa taong nagbigay sa iyo ng anumang kapaki-pakinabang na serbisyo. Ang mga salita ng pasasalamat ay napakahalaga para sa hinaharap na pakikipagtulungan.
• Palaging ngumiti kapag nagsasagawa ng pag-uusap. Ang iyong ngiti at optimismo ay tiyak na mararamdaman ng subscriber.
• Sa panahon ng proseso ng negosasyon, subukang hulaan ang kurso ng pag-uusap ng kausap.
• Huwag kailanman gumamit ng kabastusan o kolokyal na pananalita. Taliwas ito sa kultura ng komunikasyon.
• Gumamit ng mga expression at termino na mauunawaan ng tumatawag.
• Huwag takpan ang handset gamit ang iyong kamay habang nakikipag-usap sa isang tao. Kaya, ang kawalang-galang sa kausap ay ipinakikita.
• Ipaliwanag ang iyong posisyon nang may kumpiyansa at tumpak, dahil ang katumpakan ay ang kagandahang-loob ng mga hari.

• Mahalagang makipag-ayos nang mabilis, sinasagot ang mga tanong nang walang pagkaantala o nakakalito na mga panukala. Mabibigyang katwiran lamang ang paghinto kapag ang espesyalista ay abala sa paghahanap ng dokumentasyong kinakailangan para sa mga negosasyon. Kung ang paghinto ay pinahaba, kung gayon ang tao ay may lahat ng karapatan na matakpan ang komunikasyon.
• Sa mga sandali ng telepono, tunay o virtual na komunikasyon, dapat ay lubos kang magalang. Ang pagsigaw at pagsasalita sa malakas na boses ay itinuturing na isang paglabag sa etika.
• Magpaalam nang tama sa interlocutor, dahil ang mahusay na pagtatapos ng pag-uusap ay hindi gaanong mahalaga kaysa sa pangunahing bahagi ng diyalogo. Maaari mong bigyan ng pagkakataon ang kausap na mauna sa pagbaba ng tawag. Kaya, tinatapos mo ang pag-uusap sa isang magiliw na alon.

Siyempre, kailangan mong magkaroon ng magandang diction para matagumpay na makipag-usap sa telepono.Upang gawing mas nagpapahayag ang iyong pananalita at kasiya-siya ang iyong boses, gamitin ang mga aralin sa sumusunod na video.